أهمية الاحتفاظ بالسجلات والمستندات
أكد البنك في كتابه الدوري على أهمية الاحتفاظ بالسجلات والمستندات بطريقة آمنة، مع ضرورة وجود نسخ احتياطية يمكن الوصول إليها في حالة الطوارئ. كما طالبت الضوابط بأن تكون سجلات العمليات شاملة كفاية بحيث يسهل استرجاع المعلومات عند الضرورة لتقديم أدلة تدعم مكافحة الأنشطة الإجرامية.
بالإضافة إلى ذلك، نصت الضوابط على ضرورة الاحتفاظ بنسخ إلكترونية من السجلات والمستندات، مع أهمية الالتزام بالتعليمات الصادرة من البنك المركزي. تشمل هذه التعليمات ضرورة إبلاغ قطاع الشؤون المصرفية قبل شهر كامل من بدء أو إيقاف نشاط أي وحدة، والإبلاغ الفوري في حالة توقف العمل بأية وحدة أو نظام إلكتروني.
وضع إجراءات داخلية تتعلق بالتقليل من المخاطر
وشدد البنك المركزي على ضرورة وضع إجراءات داخلية تتعلق بالتقليل من المخاطر المرتبطة بالخدمات المصرفية، وتحديد مواعيد عمل الوحدات، والإعلان عنها عبر الموقع الإلكتروني للبنك. كما تم التأكيد على أهمية وجود موظفين من البنك ضمن الوحدات، وتعزيز الهوية المؤسسية من خلال وضع الشعار المميز على الوحدات.
كما أُكد على ضرورة الالتزام بالضوابط الخاصة بفتح الحسابات وفق التعليمات الصادرة عن البنك، وتطبيق إجراءات العناية الواجبة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. منع إجراء أي معاملات نقدية داخل الوحدات المؤقتة، مع توجيه العملاء لأقرب ماكينة صراف آلي لإجراء تلك المعاملات.
وأخيرًا، يُسمح للبنك بالتواجد داخل الوحدات المؤقتة لفترة لا تتجاوز الثلاثة أشهر، وفي حال رغبته في تمديد الفترة، يتوجب عليه التقدم بطلب قبل أسبوعين من انتهاء الفترة المحددة للحصول على موافقة البنك المركزى.
